Merikratoksen informointiasiakirjat

Päivitetty 28.09.2023

1.1 Rekisterinpitäjä ja tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Merikratos Oy (2530437-7)
Köydenpunojankatu 9 B
20100 Turku

Mikko Niemelä (tietosuojavastaava)
040 587 7670
mikko.niemela@merikratos.fi

Tilanteissa, joissa palvelun järjestämisestä vastaa kunta tai kuntayhtymä, se toimii myös rekisterinpitäjänä. Tällöin Merikratos toimii tietojen käsittelijänä lainsäädäntöä ja rekisterinpitäjän antamia ohjeita noudattaen. Muissa tilanteissa Merikratos toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa rooliin kuuluvien velvoitteiden täyttämisestä.

1.2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Potilastietoja käsitellään ensisijaisesti hoitoon, hoidon suunnitteluun ja muihin potilasasiakirjoja säätelevän lainsäädännön mukaisiin tarkoituksiin. Sosiaalihuollon asiakastietoja käsitellään asiakkaan hoidon suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin sekä muihin sosiaalihuoltoon liittyvän lainsäädännön mukaisiin käyttötarkoituksiin. Lisäksi rekistereissä olevia tietoja voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen, seurantaan, tilastointiin sekä tutkimustarkoituksiin tietosuojasääntelyn mukaisesti.

Tietojen käsittelyperusteena on tilannekohtaisesti lainsäädäntö, asiakkaan suostumus tai palveluntarjoajan oikeutettu etu (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a, c ja f). Rekisteri sisältää asiakkaan nimen, henkilötunnuksen, yhteystiedot sekä yllä kuvattujen tarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja. Tiedot saadaan tai on saatu:

1. 1. asiakkaalta tai hänen edustajaltaan;
   2. Merikratos Oy:n lähityön henkilöstöltä asiakassuhteen aikaisina kirjauksina;
   3. asiakkaan lähettäneeltä taholta asiakkaan suostumuksella;
   4. asiakkaan lähettäneeltä tai kolmannelta taholta sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeudesta annetun lain 17 §:n tai viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 26 § 3 momentin nojalla (tehtävän suorittamisen kannalta välttämättömät tiedot).

1.3 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Europan talousalueen ulkopuolelle.

Kolmansien tahojen maksamien palveluiden (esim. Kela, vakuutusyhtiö, sairaanhoitopiiri) osalta Merikratos Oy luovuttaa niiden edellyttämiä tietoja asiakassuhteesta voimassa olevan lain säännökset huomioiden. Merikratoksen toimiessa tietojen käsittelijänä, se luovuttaa tietoja rekisterinpitäjänä toimivalle kunnalle tai kuntayhtymälle. Toimeksiannon päättymisen jälkeen kaikki materiaali toimitetaan tilaajalle ja tiedot poistetaan Merikratoksen tietojärjestelmästä. Lisäksi Merikratos Oy luovuttaa tietoja kolmansille tilanteissa, joissa lainsäädäntö niin salassapitosäännöksistä huolimatta edellyttää.

1.4 Tietojen säilyttämisaika

Potilastietoja säilytetään sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen määräämällä tavalla. Tietoja säilytetään pääosin vähintään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä. Sosiaalihuollon palveluiden osalta Merikratos Oy toimii tietojen käsittelijänä. Näiltä osin tietojen säilytysajat ilmenevät rekisterinpitäjinä toimivien kuntien tai kuntayhtymien informointiasiakirjoista.

1.5 Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot, oikaista käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset tiedot sekä tietyissä tilanteissa poistaa tiedot, rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä sekä siirrättää ne järjestelmästä toiseen. Oikeuksien käytöstä tehdään tarvittavat merkinnät rekisteriin. Tietoja oikaistaessa sekä virheellinen että oikaistu merkintä tallentuvat järjestelmään, ja asiakirjaan merkitään korjauksentekijän nimi, tehtävänimike, korjauksentekopäivä sekä korjauksen peruste. Mikäli tietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen, asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Oikeuksien käyttämistä koskevan asian saa vireille tietosuojavastaavalle osoitetulla allekirjoitetulla pyynnöllä (yhteystiedot kohdassa 1.1). Pyydetyt toimenpiteet voidaan evätä laissa säädetyillä perusteilla. Mikäli pyynnöstä kieltäydytään, asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Rekisteröidyllä on muutoinkin oikeus kannella toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä (tietosuoja.fi).

Tietojen käsittelijänä Merikratos Oy:llä ei ole oikeutta päättää toimenpiteistä rekisteröidyn pyynnön perusteella, vaan näiltä osin tulee olla yhteydessä rekisterinpitäjänä toimivaan kuntaan tai kuntayhtymään.

Päivitetty 28.09.2023

2.1 Rekisterinpitäjä ja tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Merikratos Oy (2530437-7)
Köydenpunojankatu 9 B
20100 Turku

Mikko Niemelä (tietosuojavastaava)
040 587 7670
mikko.niemela@merikratos.fi

2.2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet ja säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään uusien tuotteiden ja palvelujen markkinoimisen sekä muun yhteydenpidon helpottamiseksi nykyisten ja mahdollisesti tulevien organisaatioasiakkaiden kanssa. Tietojen käsittelyperusteina ovat asiakkaan suostumus sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetus 6 artiklta 1 a ja 1 f).

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja käynti- sekä postiosoite. Tietoja säilytetään toistaiseksi. Rekisterin sisältöä päivitetään sitä mukaa, kun tietojen havaitaan vanhentuneen. Tietoja kerätään julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, sekä toisinaan rekisteröidyiltä itseltään.

2.3 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Europan talousalueen ulkopuolelle, eikä muutoinkaan luovuteta kolmansille tahoille.

2.4 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot, oikaista käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset tiedot sekä tietyissä tilanteissa poistaa tiedot, rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä sekä siirrättää ne järjestelmästä toiseen. Oikeuksien käytöstä tehdään tarvittavat merkinnät rekisteriin. Tietoja oikaistaessa sekä virheellinen että oikaistu merkintä tallentuvat järjestelmään, ja asiakirjaan merkitään korjauksentekijän nimi, tehtävänimike, korjauksentekopäivä sekä korjauksen peruste. Mikäli tietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen, asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Oikeuksien käyttämistä koskevan asian saa vireille tietosuojavastaavalle osoitetulla allekirjoitetulla pyynnöllä (yhteystiedot kohdassa 3.1). Pyydetyt toimenpiteet voidaan evätä laissa säädetyillä perusteilla. Mikäli pyynnöstä kieltäydytään, asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Rekisteröidyllä on muutoinkin oikeus kannella toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä (tietosuoja.fi).

Päivitetty 28.09.2023

3.1 Rekisterinpitäjä ja tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Merikratos Oy (2530437-7)
Köydenpunojankatu 9 B
20100 Turku

Mikko Niemelä (tietosuojavastaava)
040 587 7670
mikko.niemela@merikratos.fi

3.2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet ja säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään laskutuksen mahdollistamiseksi ja yhteydenpidon helpottamiseksi asiakkaiden kanssa. Tietojen käsittelyperusteina ovat asiakkaan suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a ja 1 f).

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat organisaatioasiakkaiden osalta tilaajan yhteyshenkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tilatut palvelut, tilausten muutokset, laskutustiedot sekä mahdolliset muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot. Yksityishenkilöiden osalta vastaavat tiedot talletetaan soveltuvin osin. Henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita. Laskuja ja niistä ilmeneviä tietoja säilytetään kirjanpitoa varten vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan tyypillisimmin asiakkaalta itseltään. Lisäksi yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta.

3.3 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Europan talousalueen ulkopuolelle, eikä muutoinkaan luovuteta kolmansille tahoille.

3.4 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot, oikaista käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset tiedot sekä tietyissä tilanteissa poistaa tiedot, rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä sekä siirrättää ne järjestelmästä toiseen. Oikeuksien käytöstä tehdään tarvittavat merkinnät rekisteriin. Tietoja oikaistaessa sekä virheellinen että oikaistu merkintä tallentuvat järjestelmään, ja asiakirjaan merkitään korjauksentekijän nimi, tehtävänimike, korjauksentekopäivä sekä korjauksen peruste. Mikäli tietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen, asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Oikeuksien käyttämistä koskevan asian saa vireille tietosuojavastaavalle osoitetulla allekirjoitetulla pyynnöllä (yhteystiedot kohdassa 4.1). Pyydetyt toimenpiteet voidaan evätä laissa säädetyillä perusteilla. Mikäli pyynnöstä kieltäydytään, asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Rekisteröidyllä on muutoinkin oikeus kannella toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä (tietosuoja.fi).

Päivitetty 28.09.2023

4.1 Rekisterinpitäjä ja tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Merikratos Oy (2530437-7)
Köydenpunojankatu 9 B
20100 Turku

Sanna Varjonen (henkilöstövastaava)
040 661 0925
sanna.varjonen@merikratos.fi

4.2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet ja säilytysaika

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään rekrytointitarkoituksessa. Tietojen käsittelyperusteena on rekisteröidyn suostumus (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a). Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat työnhakijan nimi, yhteystiedot, koulutus- ja työhistoria, työnhakijan osaamista ja työkokemusta kuuvavat tiedot, toivomukset työtehtävistä sekä muut työnhakijan vapaamuotoisesti antamat tiedot. Pääosa tiedoista saadaan työnhakijalta itseltään. Lisäksi tietoja kertyy henkilö- ja soveltuvuusarviotesteistä sekä työnhakijan suostumuksella hänen nimeämiltään suosittelijoilta. Tiedot hävitetään kuuden kuukauden sisällä rekrytointiprosessin päättymisestä ja avoimien hakemusten kohdalla kuuden kuukauden kuluttua hakemuksen vastaanottamisesta.

4.3 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Europan talousalueen ulkopuolelle, eikä muutoinkaan luovuteta kolmansille tahoille.

4.4 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot, oikaista käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset tiedot sekä tietyissä tilanteissa poistaa tiedot, rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä sekä siirrättää ne järjestelmästä toiseen. Oikeuksien käytöstä tehdään tarvittavat merkinnät rekisteriin. Tietoja oikaistaessa sekä virheellinen että oikaistu merkintä tallentuvat järjestelmään, ja asiakirjaan merkitään korjauksentekijän nimi, tehtävänimike, korjauksentekopäivä sekä korjauksen peruste. Mikäli tietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen, asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Oikeuksien käyttämistä koskevan asian saa vireille tietosuojavastaavalle osoitetulla allekirjoitetulla pyynnöllä (yhteystiedot kohdassa 5.1). Pyydetyt toimenpiteet voidaan evätä laissa säädetyillä perusteilla. Mikäli pyynnöstä kieltäydytään, asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Rekisteröidyllä on muutoinkin oikeus kannella toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä (tietosuoja.fi).

Päivitetty 28.09.2023

5.1 Rekisterinpitäjä ja tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Merikratos Oy (2530437-7)
Köydenpunojankatu 9 B
20100 Turku

Mikko Niemelä (tietosuojavastaava)
040 587 7670
mikko.niemela@merikratos.fi

5.2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet ja säilytysaika

Merikratos Oy voi kerätä henkilötietoja, kuten nimiä, sähköpostiosoitteita ja tietoja ruokavalioista tapahtumien järjestämisen tarpeisiin. Tietojen käsittelyperusteena on asiakkaan suostumus (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a). Rekisterinpitäjä saa tiedot asiakkaan itsensä tai tämän edustajan antamina. Tiedot hävitetään tapahtuman jälkeen.

5.3 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Europan talousalueen ulkopuolelle, eikä muutoinkaan luovuteta kolmansille tahoille.

5.4 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot, oikaista käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset tiedot sekä tietyissä tilanteissa poistaa tiedot, rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä sekä siirrättää ne järjestelmästä toiseen. Oikeuksien käytöstä tehdään tarvittavat merkinnät rekisteriin. Tietoja oikaistaessa sekä virheellinen että oikaistu merkintä tallentuvat järjestelmään, ja asiakirjaan merkitään korjauksentekijän nimi, tehtävänimike, korjauksentekopäivä sekä korjauksen peruste. Mikäli tietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen, asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Oikeuksien käyttämistä koskevan asian saa vireille tietosuojavastaavalle osoitetulla allekirjoitetulla pyynnöllä (yhteystiedot kohdassa 6.1). Pyydetyt toimenpiteet voidaan evätä laissa säädetyillä perusteilla. Mikäli pyynnöstä kieltäydytään, asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Rekisteröidyllä on muutoinkin oikeus kannella toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä (tietosuoja.fi).

Päivitetty 28.09.2023

6.1 Rekisterinpitäjä ja tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Merikratos Oy (2530437-7)
Köydenpunojankatu 9 B
20100 Turku

Mikko Niemelä (tietosuojavastaava)
040 587 7670
mikko.niemela@merikratos.fi

6.2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet ja säilytysaika

Merikratos Oy kerää ilmoittajan nimen ja mahdollisesti puhelinnumeron ilmoittajansuojalaissa säädetyn vastaamisvelvollisuutensa täyttämiseksi. Tietojen käsittelyperusteena on asiakkaan suostumus (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a). Rekisterinpitäjä saa tiedot asiakkaan antamina. Henkilötiedot hävitetään välittömästi, kun niitä ei enää tarvita. Ilmoituksen sisältö poistetaan viimeistään 5 vuoden kuluessa ilmoituksesta, mikäli laki ei edellytä tietojen säilyttämistä tätä pidempään.

6.3 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Europan talousalueen ulkopuolelle, eikä muutoinkaan luovuteta kolmansille tahoille.

6.4 Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot, oikaista käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset tiedot sekä tietyissä tilanteissa poistaa tiedot, rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä sekä siirrättää ne järjestelmästä toiseen. Oikeuksien käytöstä tehdään tarvittavat merkinnät rekisteriin. Tietoja oikaistaessa sekä virheellinen että oikaistu merkintä tallentuvat järjestelmään, ja asiakirjaan merkitään korjauksentekijän nimi, tehtävänimike, korjauksentekopäivä sekä korjauksen peruste. Mikäli tietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen, asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Oikeuksien käyttämistä koskevan asian saa vireille tietosuojavastaavalle osoitetulla allekirjoitetulla pyynnöllä (yhteystiedot kohdassa 7.1). Pyydetyt toimenpiteet voidaan evätä laissa säädetyillä perusteilla. Mikäli pyynnöstä kieltäydytään, asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Rekisteröidyllä on muutoinkin oikeus kannella toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä (tietosuoja.fi).