Sosiaalialalla on käynnissä valtakunnallisesti mittava hanke sosiaalihuollon tiedonhallinnan uudistamiseksi. Sosiaalihuollon tiedolle ollaan rakentamassa uusia rakenteita, jotka mahdollistavat tiedon tallennuksen yhdenmukaisessa muodossa ja tiedon käytettävyyden erilaisiin tarpeisiin. Kliimaksina urakalle siintää tulevaisuudessa sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, johon kaikki eri asiakastietojärjestelmissä oleva tieto arkistoidaan.
Mutta mistä tämä kaikki tieto oikein tulee? Työyhteisöt ovat melkoisia tiedonmuodostuksen tehtaita. Käsittelemme päivittäin massoittain erilaista tietoa; asiakastietoa, ammatillista tietoa, teoreettista tietoa, tilastotietoa jne. Tuotamme koko ajan tietoa erilaisiin tietojärjestelmiin, ja monet lait ja viranomaisohjeet säätelevät tiedon käsittelyä. Lisäksi sosiaalialalle on ominaista, että työ vaatii sekä asiakkaan että asiantuntijan tiedon esiin tuomista ja synteesiä.
Japanilaiset tutkijat Ikujirō Nonaka ja Hirotaka Takeuchi kehittivät 1990-luvulla organisaatioiden tiedonmuodostuksen spiraalimallin*, joka tarjoaa mielenkiintoisen näkökulman uuden tiedon luomiseen. Siinä hiljainen tieto on nostettu esiin ja osaksi tiedonmuodostuksen prosessia. Tieto ei olekaan pelkästään kirjoissa, tietojärjestelmissä tai tietoisessa mielessämme, vaan sitä kumpuaa myös tietoisen ajattelumme ulottumattomissa olevalta alueelta.
Spiraalimalli kuvaa tiedonmuodostusta nelivaiheisena prosessina, jonka ensimmäisessä, niin kutsutussa sosiaalistamisvaiheessa hiljaista tietoa siirtyy yksilöltä toiselle arkisissa kohtaamisissamme. Siinä vaihdetaan sellaista kokemustietoa, joka ei ole eksaktissa muodossa, vaan esimerkiksi kielikuvina, mielikuvina ja fyysisinä tuntemuksina. Toisessa, eli ulkoistamisvaiheessa tätä hiljaista tietoa muunnetaan yhteisesti ymmärrettävälle, eksaktille kielelle esimerkiksi tekstiksi, kuviksi ja numeroiksi. Kolmannessa, eli yhdistämisvaiheessa uusi tieto yhdistetään vanhaan, jo olemassa olevaan faktatietoon. Viimeinen vaihe on sisäistämisvaihe, jossa yksilö liittää tuotetun uuden tiedon osaksi omaa kokemusmaailmaansa ja arkista toimintaansa. Näin tieto muuntuu jälleen hiljaiseksi tiedoksi, henkilökohtaiseksi käyttötiedoksi ja osaamiseksi. Mallissa nämä neljä vaihetta seuraavat toisiaan jatkuvana spiraalina, jossa edellisen kierroksen päälle luodaan jälleen uutta tietoa.
Mutta hei, eikös tämä kaikki ole sovellettavissa myös työskentelyymme asiakkaan kanssa?! Jaamme asiakkaan kanssa kokemuksemme tunnetasolla, eläydymme asiakkaan tilanteeseen ja pyrimme ymmärtämään hänen kokemusmaailmaansa. Sen jälkeen pyrimme dialogissa sanoittamaan ja jäsentämään asiakkaan kokemusta, kirjoitamme sitä ”auki”. Kolmannessa vaiheessa yhdistämme asiakkaan kokemusmaailmasta tulevan ja yhdessä työstämämme tiedon jo olemassa olevaan tietoon, ammatilliseen tietoon, tutkimustietoon ja käytännön työstä keräämäämme tietoon. Neljännessä vaiheessa niin asiakas kuin työntekijäkin sisäistää tätä luotua uutta tietoa: Asiakas omaksuu uusia toimintatapoja ja myös työntekijä on oppinut ammatillisesti jotain uutta, jonka voi sisäistää työtavakseen. Sitten uusi tiedonmuodostuksen kierros pyörähtää jälleen käyntiin.
Vaikka teoreettinen malli onkin melkoinen yksinkertaistus siitä työstä, jota arjessa asiakkaiden kanssa teemme, spiraalimalli vahvistaa ymmärrystäni siitä, että työmme ytimessä oleva kohtaaminen on avain moneen. Sen lisäksi, että sen avulla rakennetaan luottamusta ja hoidetaan, sen avulla päästään myös uuden tiedon äärelle. Tästä näkökulmasta katsottuna sosiaalihuollon tiedonhallintakaan ei vaikuta ihan niin puisevalta kuin ensinäkemältä saattaisi ajatella.
Niina Haapiainen
aluejohtaja, työnohjaaja ja Kansakoulu-hankkeen kouluttama kirjaamisasiantuntija
Merikratos Etelä-Savo
* Nonaka, I. & Takeuchi, H.: The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford University Press, 1995.
